利用CRM客户管理软件优化烟草客户管理流程是一个系统工程，涉及多个方面和步骤。以下是一些具体的建议：

一、选择合适的CRM系统

1. 评估需求：每个烟草企业的客户管理需求都有所不同，因此在选择CRM系统时，需要明确企业的具体需求，如客户信息管理、销售流程优化、数据分析等。
2. 市场调研：研究市场上的各种CRM产品，了解它们的功能、特点、价格等，以便找到最适合企业的一款。
3. 选择系统：基于需求评估和市场调研的结果，选择一款功能全面、易于使用、价格合理的CRM系统。

二、建立客户档案

1. 收集信息：通过市场调研、客户访谈、问卷调查等方式，收集客户的基本信息、消费习惯、偏好和需求等数据。
2. 录入系统：将收集到的客户信息录入CRM系统，建立详细的客户档案。
3. 更新维护：定期更新客户档案，确保信息的准确性和完整性。

三、优化销售流程

1. 制定销售计划：根据市场调研和客户需求，制定合理的销售计划，明确销售目标、销售策略和销售任务。
2. 分配销售任务：利用CRM系统的线索分配功能，将销售任务分配给合适的销售人员，确保每个销售人员都清楚自己的职责和目标。
3. 跟踪销售进展：通过CRM系统跟踪销售进展，及时发现潜在问题，并采取相应措施加以解决。

四、提供个性化服务

1. 分析客户数据：利用CRM系统分析客户的购买行为、消费习惯等数据，深入了解客户需求。
2. 制定营销策略：基于客户数据分析结果，制定个性化的营销策略，如推荐符合客户需求的卷烟产品、提供定制化的服务等。
3. 实施营销策略：通过CRM系统实施营销策略，如发送个性化邮件、推送消息等方式，与客户保持联系，提高客户满意度和忠诚度。

五、严格遵守法规

1. 了解法规：烟草行业是一个高度受监管的行业，企业必须严格遵守相关法规，如烟草专卖法、广告法等。
2. 合规经营：在利用CRM系统进行客户管理时，要确保所有操作都符合法规要求，避免法律风险。

六、持续改进和优化

1. 收集反馈：通过CRM系统收集客户的意见和建议，了解客户的需求和问题。
2. 分析反馈：对收集到的反馈进行深入分析，找出问题和不足。
3. 制定改进措施：基于分析结果，制定改进措施，如优化销售策略、改进服务流程等。
4. 实施改进措施：将改进措施付诸实践，并持续跟踪其效果。

七、利用CRM系统的高级功能

1. 数据分析：利用CRM系统的大数据分析功能，深入挖掘客户数据的潜在价值，为制定更科学的营销策略提供有力支持。
2. 自动化工作流：借助CRM系统的自动化工作流功能，创建标准化且高效的工作流程，减少重复劳动和人为错误的风险。
3. 移动办公：利用CRM系统的移动办公功能，实现销售人员在外出时也能随时访问客户信息、处理销售任务等，提高工作效率。

综上所述，利用CRM客户管理软件优化烟草客户管理流程需要从选择合适的CRM系统开始，通过建立客户档案、优化销售流程、提供个性化服务、严格遵守法规以及持续改进和优化等多个方面入手。同时，还可以充分利用CRM系统的高级功能来进一步提升客户管理效率和服务质量。