CRM（Customer Relationship Management）软件，即客户关系管理软件，可以通过多种方式帮助文具企业降低成本。以下是一些具体的途径：

一、精准营销与获客成本降低

1. 潜在客户识别：CRM软件能够收集和分析大量的客户数据，帮助企业精准地识别出最有可能转化为实际购买的潜在客户群体。这避免了销售团队将时间和精力浪费在那些不太可能成交的线索上，从而降低了获客成本。
2. 营销活动优化：通过CRM系统，文具企业可以精准策划营销活动，并跟踪和分析营销活动的效果。这使得企业能够及时调整策略，避免资源的浪费，提高营销的效率和效果，进而降低营销成本。

二、销售流程自动化与人力成本降低

1. 自动化销售任务：CRM软件可以自动化许多常规的销售任务，如邮件发送、资料分发、跟进提醒等。这减少了人工操作的时间和错误率，降低了人力成本。
2. 销售过程管理：CRM系统能够记录销售过程，管理层可以掌握员工销售跟进的全过程，避免员工走私单，确保销售流程的规范性和透明度。

三、客户服务效率提升与成本降低

1. 快速响应客户需求：CRM系统可以让客服人员迅速获取客户的全部历史信息，包括购买记录、之前的咨询问题等。这样客服人员能够快速定位问题并提供解决方案，提高了客户服务效率，降低了处理客户投诉的成本。
2. 主动式服务：CRM系统可以基于客户数据进行分析，预测客户可能遇到的问题，并提前采取措施。这种主动式的服务可以避免客户因问题恶化而产生更多的不满，减少后期处理大规模投诉等高额成本的情况。

四、库存管理与采购成本优化

1. 库存需求预测：CRM系统可以结合销售数据、客户订单趋势等信息，对未来的库存需求进行较为准确的预测。企业可以根据这些预测合理安排库存水平，避免过度库存或缺货情况的发生，从而降低库存管理成本。
2. 供应商管理优化：CRM系统也可以用于管理供应商关系。通过分析供应商数据，企业可以选择更优质、更具性价比的供应商，并根据供应商的表现调整采购策略，从而优化采购成本。

五、数据支持与决策成本降低

1. 数据驱动决策：CRM系统积累了海量的企业运营数据，包括客户数据、销售数据、市场数据等。这些数据经过分析处理后，可以为企业的管理层提供有力的决策支持，降低决策失误的风险，从而避免因错误决策带来的高昂成本。
2. 实时监控与调整：CRM系统可以实时监控企业业务的各个方面，如销售业绩的变化、客户满意度的波动等。一旦发现异常情况或者偏离预期的趋势，企业可以及时做出调整，降低因决策反应迟缓带来的成本。

综上所述，CRM软件在精准营销、销售流程自动化、客户服务效率提升、库存管理与采购成本优化以及数据支持与决策等方面都能为文具企业带来显著的成本降低效益。因此，文具企业可以考虑引入CRM软件来优化自身运营并降低成本。